La Cuenta Corriente Tributaria puede ser definida “como el conjunto de métodos y procedimientos para determinar el saldo o situación fiscal actualizada del contribuyente, registrando en una cuenta única y clasificados por impuesto, por un lado los débitos, o sea, los valores que constituyen su obligación tributaria, como son la deuda líquida y exigible basada en las declaraciones juradas presentadas, o los registros de actos oficiales de liquidación, multas, sanciones, recargos e intereses; y por otro lado, todos los créditos, o sea los valores pagados por el contribuyente, para ser aplicados a los débitos que aparecen en su cuenta, tales como pagos normales, pagos anticipados, o pagos por actos oficiales, recargos, multas, intereses, retenciones, etc.”
Un sistema de Cuenta Corriente refleja en esencia las transacciones financieras entre la Administración y el contribuyente y se convierte en una herramienta medular utilizada activamente en los diferentes procesos de gestión.
La Cuenta Corriente es alimentada por todos aquellos procesos que generan documentos de entrada, tales como las declaraciones juradas, los pagos, las determinaciones de oficio, los recursos administrativos, los fallos, etc. Por otra parte, entrega información para los sistemas de cobranza, de omisos, de fiscalización, de gestión de riesgos, auditoría y de estadísticas.
La Cuenta Corriente Tributaria registra todas las transacciones que generen débitos y créditos de sus contribuyentes, por todos los conceptos de impuesto que administra la Dirección General de Ingresos y para cualquier tipo de documento o transacción que se produzca en relación con la actuación del contribuyente frente al fisco: débitos de las declaraciones, como los ajustes realizados por la administración; los pagos, las transacciones de tipo débito/crédito de cualquier naturaleza y origen, en especial los que resultan de las compensaciones, devoluciones, pagos a cuenta de un período a otro o de un tributo a otro, los arreglos de pago o los pagos parciales.
La Cuenta Corriente incluye información adicional relacionada con la prescripción, la interposición de recursos y sus decisiones o sentencias y los demás elementos que permiten determinar los saldos, a favor del contribuyente o de la Administración, firmes, líquidos y exigibles, en cualquier momento.
En consecuencia, la Cuenta Corriente permite a la Administración Tributaria, establecer en cualquier momento y con información actualizada, el Estado de Situación Fiscal de un contribuyente, pudiendo determinar los saldos de deuda y el histórico de todas sus transacciones tanto de naturaleza débito como crédito.
Es importante considerar que las diferencias de impuesto a pagar, que surjan de errores de cálculo, por uso indebido de créditos, o por cálculos errados de intereses y recargos, son el resultado de procesos masivos y automáticos, que pueden ser exigibles en forma inmediata, aumentando así la posibilidad de incrementar el riesgo subjetivo, incentivando el cumplimiento oportuno y voluntario.
Lo anterior implica que la Cuenta Corriente debe estar permanentemente actualizada para que constituya el único medio de consulta para los procesos de cobranza, de devoluciones y de compensaciones, tanto de oficio como las solicitada por los contribuyentes.
La cuenta corriente se alimenta de todos los documentos y transacciones que se generan en cada una de las funciones o procesos que ejecuta la administración tributaria frente al contribuyente; por tanto, es ella de donde nacen todas las informaciones del estado de situación fiscal del contribuyente y debe ser el núcleo de referencia del comportamiento del contribuyente, en cuanto se relaciona con el momento y la forma en que cumple sus obligaciones formales frente al Fisco.
Para estandarizar estos controles y poder brindar información de salida oportuna y confiable, se establece una serie de parámetros y condiciones para el tratamiento de la información que se genera en los diferentes procesos que cumple la administración: parametrización de documentos, versiones de formularios, fórmulas de validación de las casillas, tarifas, plazos de vencimiento, cálculo de intereses y sanciones, imputación de los pagos, tipo y naturaleza de las transacciones (Débito / Crédito), etc.
Igualmente, se identifican los servicios que genera la Cuenta Corriente y la información de salida que produce: saldos de deuda, saldos favor del contribuyente, corrección de errores, emisión de paz y salvos, consultas a disposición de la administración y del contribuyente, trámite de devoluciones y compensación de saldos, atención de reclamos y consultas, programas de cobro administrativo y coactivo, arrreglos de pago.
Otro aspecto bien importante a destacar es el hecho que la Cuenta Corriente establece una relación entre la Administración y los contribuyentes y, por lo tanto, sólo será un insumo para la contabilidad que sobre los ingresos deba llevar y reportar la DGI, ante los entes encargados de la contabilidad gubernamental y su control. O sea, que la Cuenta Corriente funciona como un auxiliar de la administración tributaria, a efectos de registrar y controlar el Estado de Situación fiscal de los contribuyentes, y a partir de allí, generar los diferentes registros y reportes que alimentan otros sistemas.
- RUC
- Presentación de declaraciones juradas
- Recaudación bancaria
- Recaudación en cajas de la DGI
- Correcciones a Cuenta Corriente (Declaraciones y Pagos)
- Fiscalización: determinaciones de oficio y ajustes
- Sustanciación administrativa y judicial: recursos y fallos
Otros créditos por incentivos, abonos en cuenta, exoneraciones, etc.
La normalización de las declaraciones, para verificar errores en las declaraciones de los contribuyentes (errores del documento, de fórmulas, o de traslado de saldos o imputación de créditos.
Identificación de inconsistencias resultantes de comparar los datos declarados por el contribuyente contra los datos registrados en la Cuenta Corriente (saldos del mes anterior, arrastre de saldos, créditos a favor, pagos a cuenta, adelantos, etc.)
La imputación de saldos débitos y créditos generados por los diferentes documentos que afectan los saldos de los contribuyentes. Por ejemplo, la aplicación de los créditos a los débitos correspondientes.
Aplicación de las rutinas de cálculo y liquidación de accesorios, intereses.
La re-liquidación y aplicación de pagos y declaraciones, producto de correcciones a la cuenta corriente.
Procesamiento de transacciones de cualquier naturaleza (DB o CR) cada transacción afecta los registros de cuenta corriente, de acuerdo con los parámetros y criterios que se definan actualizando de forma inmediata las bases de datos.
Establecimiento de los valores que constituyen la obligación tributaria del contribuyente: la generación del Estado de Situación fiscal del contribuyente al día y en forma automática (saldos a favor o saldos de deuda líquida y exigible, tales como declaraciones, actos oficiales, multas, recargos, intereses, etc.)
La consulta integral de saldos y documentos, histórico de transacciones, declaraciones, pagos, etc.
La producción de notas y requerimientos a los contribuyentes, ya sea de carácter masivo o individualizado, en desarrollo de los programas de control o de envío informativo a los contribuyentes.
- Control de Omisos
- Control de morosidad (Cobranza Administrativa y Coactiva)
- Arreglo de Pago
- Devoluciones y compensaciones ( Movimientos DB-CR)
La Cuenta Corriente sistematizada es la parte central del sistema donde se canaliza toda la información para efectos de la validación, actualización y consultas de contabilidad de los impuestos por contribuyente, permitiendo la facilidad de la consulta integral de toda la información en cuanto a Estado de Cuentas de los impuestos, movimientos de las transacciones realizadas, situación tributaria y datos con lo que se encuentra registrado un contribuyente, para efectos de atención, auditoría e investigación.
- Débitos
- Créditos
- Incorporación
- Generación
- Control
- Consulta
- Corrección (contra asiento y auditable)
- Documentos y transacciones DB-CR que afectan la cuenta corriente, generadas por cada una de las funciones que ejecuta la DGI, en desarrollo del proceso tributario.
- Codificación de la Tabla de DB-CR, de cualquier naturaleza y origen
Conceptos básico
- El RUC constituye la base, a partir de la cual se generan los procesos de la información en cuenta corriente, siendo fundamentales los datos de identificación del contribuyente y del vector fiscal (obligaciones o afiliaciones), asociados a un impuesto / formulario y a un período de cumplimiento.
- La cuenta corriente será manejada por IMPUESTO / PERIODO
- El tributo asociado a un formulario y para un período específico, constituyen los elementos fundamentales para el manejo de los datos de la Cuenta Corriente.
- Debe definirse la periodicidad de manejo de los datos (mensual, bimenstral, trimestral, semestral, anual)
- Cuando existan declaraciones que sean de carácter informativo y no generen ningún tipo de transacción en la Cuenta Corriente, deberá llevarse un registro histórico de su presentación y contenido para fines de control y seguimiento.
- Los documentos que se incorporen a la cuenta deberán identificar la fecha de proceso, o sea aquella que corresponde al día en que se digita o alimenta el sistema, y la fecha de autorización que es la que causa efecto en la liquidación en Cuenta Corriente.
- Lo anterior garantiza la correcta imputación de los pagos en la forma establecida en el CT, es decir, primero a sanciones, luego a intereses y por último a impuesto, de tal manera que, si en el momneto de la imputación el valor del pago no cubre la totalidad del saldo de deuda, el remanente que quede, corresponde a impuesto y sobre éste se liquidarán nuevos intereses moratorios a partir de la misma fecha. Los saldos deberán ser calculados en forma automática, mostrando la forma en que fueron imputados los pagos realizados.
- Las sanciones por inclumplimiento de deberes formales, como la extemporaneidad y deben genrarse en forma automática, a partir de la fecha en que debió cumplirse la obligación y serán exigibles inmediatamente.
- Los intereses moratorios por pago en atraso son exigibles de pleno derecho y se generan en forma automática, con base en la fecha límite de pago que posee el sistema como parámetro.
- Los demás débitos que se generen por actos de liquidación de la administración, se incorporarán en la cuenta corriente en el momento de la notificación, pero sólo serán exigibles a partir del momento en que sean firmes y exigibles (diferencias o ajustes por impuesto y sanciones derivadas del impuesto).
- Debe permitir la definición de diferentes tipos de transacciones de naturaleza débito y crédito, para el control de movimientos de saldos entre cuentas o para la incorporación de documentos que genera la administración o el contribuyente.
- Cualquier documento de naturaleza débito que se genere en cualquiera de las etapas o funciones definidas como componentes del proceso tributario, debe “sustituír” la información que figure en la Cuenta Corriente para el impuesto o período que corresponda.
- Los datos de las declaraciones que alimentan la Cuenta Corriente deen ser normalizados para el cálculo de los saldos, ya sean deudores o acreedores.
- Para actualizar la cuenta control se tomarán los datos validadosy normalizados por el sistema.
- Son diferentes los procesos de identificación de la morosidad y de la omisión, si bien pueden encontrarse al final, cuando se ejerza la acción de cobranza, por efecto del no pago de la deuda declarada el primero, o de la deuda determinada el segundo.
- La Cuenta Corriente debe controlar cad pago, por cualquier concepto, generando una transacción crédito relativa al impuesto y al perído informado y de acuerdo con la identificación y codificación establecida para cada concepto en las tablas y parámetros correspondientes.
- Debe unificar el tratamiento de los cálculos de las deudas en función de días hábiles, controlando los vencimientos que coinciden con feriados, sábados y domingos.
- Debe contemplar las transacciones para la corrección de inconsistencias y errores. Las inconsistencias se generan por diferencias en los datos declarados, en relación con los contenidos en la Cuenta Corriente.
- Debe mantener el histórico de transacciones de un contribuyente, en un período determinado, por ejemplo: documento que originó el débito o el crédito; pagos realizados, movimientos de créditos y débitos entre diferentes períodos o impuestos; facilidades y convenios de pago solicitados y concedidos, utilización de créditos del período anterior, cesión de créditos para el período siguiente; imputación de pagos, etc.
- Debe permitir llevar registros en diferentes monedas y en unidades tributarias especiales.
- Debe permitir controlar y seleccionar automáticamente, de acuerdo con los parámetros definidos, omisos y morosos, según distintas variables y conceptos (impuesto, período de liquidación, región, actividad económica, valor de deuda, etc) permitiendo la generación inmediata de notificaciones.
En términos muy generales, puede afirmarse que la cuenta corriente tributaria es un sistema que recibe información de fuentes internas y externas; procesa esta información de acuerdo con parámetros y rutinas establecidas; y genera salidas de información, bajo la forma de saldos, reportes, consultas o insumos para otros procesos de la administración, tales como el control de omisión, de morosidad, devoluciones, compensaciones, etc.